Rédiger son premier contrat de travail et choisir la bonne convention collective

Sommaire

• L'essentiel
• 1. Pourquoi la convention collective n'est jamais un détail administratif
• 2. Identifier sa convention collective : code APE/NAF, IDCC, méthode pas à pas
• 3. CDI, CDD, temps partiel : choisir le bon type de contrat
• 4. Les mentions obligatoires du contrat selon son type
• 5. La période d'essai : durées légales par catégorie et règles de renouvellement
• 6. La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et les formalités de départ
• 7. Registre du personnel, affichage obligatoire et médecine du travail
• 8. Le coût réel d'un premier salarié : du brut au coût total employeur
• 9. Les aides à l'embauche à connaître en 2026
• 10. Checklist avant de signer le contrat
• 11. Foire aux questions
• 12. Sources

1. Pourquoi la convention collective n'est jamais un détail administratif

Beaucoup de créateurs d'entreprise découvrent l'existence de leur convention collective de branche au moment où ils s'apprêtent à recruter, souvent en pensant qu'il s'agit d'une simple formalité à cocher sur un logiciel de paie. C'est une erreur qui peut coûter cher : la convention collective applicable n'est pas une option, elle s'impose à l'employeur dès lors que son activité entre dans son champ, qu'il en soit adhérent ou non, dès lors qu'elle a été étendue par arrêté ministériel — ce qui est le cas de la grande majorité des conventions de branche en France.

Ce qu'une convention collective ajoute au Code du travail

Le Code du travail fixe un socle minimal de règles applicables à tous les salariés, quel que soit leur secteur. La convention collective de branche vient compléter, préciser et souvent améliorer ce socle sur des points essentiels pour un employeur : les salaires minima par catégorie et par échelon (souvent supérieurs au Smic), la grille de classification des emplois, la durée de la période d'essai (parfois plus courte que la durée légale), la durée du préavis de rupture, les primes obligatoires (ancienneté, treizième mois, panier repas selon les secteurs), les congés supplémentaires, ou encore les règles spécifiques de recours au CDD ou au temps partiel dans le secteur concerné. Ignorer sa convention collective expose à payer un salaire inférieur au minimum conventionnel, à appliquer une période d'essai trop longue, ou à omettre une prime obligatoire : autant de situations qui peuvent déboucher sur un rappel de salaire, un contentieux prud'homal, voire un redressement lors d'un contrôle Urssaf.

Une obligation qui s'impose même sans adhésion patronale

Contrairement à une idée reçue, il n'est pas nécessaire d'adhérer à un syndicat patronal signataire pour être soumis à une convention collective. Dès lors qu'un arrêté d'extension du ministère du Travail a rendu la convention obligatoire pour l'ensemble des entreprises de la branche, celle-ci s'applique de plein droit, y compris à une entreprise nouvellement créée qui n'a jamais entendu parler de son existence. C'est pourquoi l'identification de la bonne convention collective doit intervenir avant la première embauche, et non après un premier contrôle ou un premier litige.

3. CDI, CDD, temps partiel : choisir le bon type de contrat

Le choix du type de contrat n'est pas qu'une question de préférence : le Code du travail encadre strictement les cas dans lesquels un employeur peut recourir à un CDD plutôt qu'à un CDI, sous peine de requalification judiciaire.

Le CDI, la forme de référence

Le contrat à durée indéterminée est la forme normale et générale de la relation de travail en France. Il ne nécessite, sur le plan strictement légal, aucune justification particulière ni aucune forme écrite obligatoire — mais en pratique, l'écrit est fortement recommandé, souvent imposé par la convention collective applicable, et de toute façon rendu quasiment incontournable depuis l'obligation, détaillée plus loin, de remettre un document d'information sur les conditions essentielles de la relation de travail.

Le CDD, un contrat d'exception encadré par la loi

Le contrat à durée déterminée ne peut être conclu que pour l'exécution d'une tâche précise et temporaire, dans des cas limitativement énumérés par le Code du travail : remplacement d'un salarié absent, accroissement temporaire d'activité, emploi saisonnier, ou remplacement dans l'attente de l'entrée en fonction effective d'un salarié recruté en CDI. Un CDD conclu pour pourvoir durablement un emploi lié à l'activité normale et permanente de l'entreprise s'expose à une requalification en CDI par le conseil de prud'hommes, avec à la clé une indemnité de requalification au moins égale à un mois de salaire, en plus des indemnités de rupture d'un CDI si la relation cesse ensuite.

Le temps partiel, une organisation à formaliser précisément

Le contrat à temps partiel, quelle que soit sa durée par ailleurs (déterminée ou indéterminée), doit obligatoirement être écrit et détailler précisément la répartition des horaires. L'absence d'écrit ou l'imprécision de cette répartition fait présumer, sauf preuve contraire apportée par l'employeur, que le contrat est en réalité à temps complet — une présomption lourde de conséquences financières, puisqu'elle ouvre droit à un rappel de salaire sur la différence entre le temps partiel réellement payé et un temps plein.

Un choix qui doit d'abord suivre la réalité du besoin

Le bon réflexe consiste à partir du besoin réel avant de choisir le contrat : un besoin durable et récurrent appelle un CDI, un besoin ponctuel et objectivement temporaire justifie un CDD, une activité qui ne nécessite pas un temps complet doit se traduire par un temps partiel précisément formalisé plutôt que par un CDI à temps plein sous-occupé ou, à l'inverse, par un recours détourné à la sous-traitance qui masquerait en réalité un poste salarié.

5. La période d'essai : durées légales par catégorie et règles de renouvellement

La période d'essai permet à l'employeur d'évaluer les compétences du salarié dans son emploi, et au salarié d'apprécier si les fonctions occupées lui conviennent. Elle n'est jamais obligatoire, mais si elle existe, sa durée maximale est strictement encadrée par le Code du travail.

Les durées maximales pour un CDI

Ces durées, fixées par le Code du travail, constituent des maxima : la convention collective applicable peut prévoir des durées plus courtes, qui priment alors sur la durée légale. Le renouvellement n'est possible que si deux conditions sont réunies : un accord de branche étendu conclu après le 26 juin 2008 doit l'autoriser, et le contrat de travail ou la lettre d'engagement doit expressément prévoir cette possibilité de renouvellement. En l'absence de l'une de ces deux conditions, le renouvellement n'est pas valable, même si les deux parties étaient d'accord sur le principe.

Les durées applicables en CDD

Pour un contrat à durée déterminée, la période d'essai se calcule différemment, en fonction de la durée totale du contrat : à raison d'un jour par semaine de contrat, dans la limite de deux semaines, pour un CDD de six mois ou moins ; et dans la limite d'un mois pour un CDD de plus de six mois. Là encore, la convention collective applicable peut fixer des règles plus favorables au salarié.

Le cas du temps partiel

Contrairement à une idée répandue, la durée de la période d'essai d'un salarié à temps partiel suit les mêmes règles que celle d'un salarié à temps plein de la même catégorie professionnelle : elle n'est pas réduite proportionnellement au temps de travail. Seule une disposition conventionnelle spécifique peut, le cas échéant, prévoir une règle différente.

Rupture pendant la période d'essai : un délai de prévenance à respecter

Si la période d'essai n'est pas concluante, l'employeur comme le salarié peuvent y mettre fin librement, sans avoir à justifier d'un motif ni à verser d'indemnité de rupture. Un délai de prévenance doit toutefois être respecté avant que la rupture ne prenne effet : ce délai croît avec la durée de présence du salarié dans l'entreprise (il est par exemple de 24 heures pour une présence inférieure à huit jours, et peut atteindre un mois pour une présence supérieure à trois mois). Ce délai de prévenance ne doit pas avoir pour effet de prolonger la période d'essai au-delà de sa durée maximale, sauf lorsque la rupture intervient à l'initiative de l'employeur en toute fin de période.

7. Registre du personnel, affichage obligatoire et médecine du travail

La première embauche fait basculer l'entreprise dans un régime d'obligations qui ne dépendent d'aucun seuil d'effectif : elles s'appliquent dès le premier salarié, quelle que soit la taille de la structure.

Le registre unique du personnel

Ce registre, obligatoire dès l'embauche du premier salarié, doit mentionner pour chaque personne employée dans l'entreprise (y compris stagiaires et intérimaires selon des modalités adaptées) : nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi occupé, qualification, dates d'entrée et de sortie, et type de contrat. Il doit être tenu à jour en continu et être présenté sans délai à l'inspection du travail, aux agents de contrôle de l'Urssaf, ou aux représentants du personnel qui en font la demande. Une omission ou une inexactitude constatée lors d'un contrôle peut être sanctionnée d'une amende.

L'affichage obligatoire dès le premier salarié

Plusieurs informations doivent être affichées de façon visible sur le lieu de travail, ou communiquées par tout autre moyen garantissant leur accessibilité effective à chaque salarié (par exemple un support numérique consultable) :

• les coordonnées de l'inspection du travail territorialement compétente ;
• les coordonnées du service de prévention et de santé au travail auquel l'entreprise est affiliée ;
• les consignes de sécurité incendie et l'interdiction de fumer et de vapoter ;
• le texte relatif à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et le texte relatif au harcèlement moral et au harcèlement sexuel, obligatoires quel que soit l'effectif de l'entreprise ;
• les horaires collectifs de travail lorsqu'ils sont applicables ;
• l'intitulé de la convention collective applicable, ou l'indication du lieu où elle peut être consultée.

Le règlement intérieur, en revanche, n'est obligatoire qu'à partir de 50 salariés (seuil relevé par les ordonnances de réforme du droit du travail de 2017, auparavant fixé à 20 salariés) : une entreprise qui embauche son premier salarié n'a donc pas à en rédiger un, même si un document interne informel peut utilement clarifier certaines règles de fonctionnement.

L'adhésion obligatoire à un service de prévention et de santé au travail

Tout employeur, dès la première embauche, doit adhérer à un service de prévention et de santé au travail (SPST), l'organisme qui a succédé à l'ancienne « médecine du travail ». Cette adhésion, généralement déclenchée automatiquement par la DPAE, entraîne le versement d'une cotisation annuelle par salarié, dont le montant varie selon les services et les régions.

La visite d'information et de prévention

Chaque salarié nouvellement embauché doit bénéficier d'une visite d'information et de prévention (VIP), réalisée par un professionnel de santé du service d'adhésion (médecin du travail, interne, ou infirmier en pratique avancée selon les cas), dans un délai de trois mois suivant la prise effective de poste — ce délai est ramené à deux mois pour les travailleurs de nuit et les salariés de moins de 18 ans. Pour certains postes à risques particuliers, définis par la réglementation (exposition à des agents dangereux, conduite d'engins, habilitation électrique par exemple), un suivi individuel renforcé s'applique : il impose alors une visite médicale d'aptitude réalisée par le médecin du travail avant même la prise de poste, et non après.

9. Les aides à l'embauche à connaître en 2026

Plusieurs dispositifs permettent d'alléger le coût réel d'une première embauche, mais leur champ d'application, leurs montants et leurs conditions évoluent régulièrement au gré des lois de financement de la sécurité sociale et des choix budgétaires successifs : il est indispensable de vérifier leur actualité au moment précis de l'embauche, sur les sites officiels cités en sources.

La réduction générale des cotisations patronales, le dispositif de fond

Applicable automatiquement, sans démarche spécifique de l'employeur, cette réduction (héritière de l'ancienne « réduction Fillon ») allège les cotisations patronales sur les rémunérations proches du Smic, avec un allègement qui décroît progressivement à mesure que le salaire augmente jusqu'à s'annuler au-delà d'un certain plafond. Ses paramètres exacts (taux, seuils, périmètre des cotisations concernées) ont fait l'objet de réformes ces dernières années et continuent d'évoluer : le simulateur de l'Urssaf reste la référence la plus fiable pour connaître le montant applicable à un cas précis.

Les dispositifs ciblés sur certains contrats ou certains territoires

• L'apprentissage et les contrats de professionnalisation ouvrent droit à des aides spécifiques à l'embauche, dont les montants ont été révisés à plusieurs reprises ces dernières années et varient selon l'âge de l'alternant et la taille de l'entreprise ;
• Les zones géographiques prioritaires (zones dites de revitalisation, quartiers prioritaires de la politique de la ville) ouvrent droit, pour certaines embauches, à des exonérations de cotisations patronales spécifiques ;
• Les exonérations applicables outre-mer (dispositif dit LODEOM) prévoient des allègements de cotisations patronales renforcés pour les entreprises implantées dans les départements et collectivités d'outre-mer.

Une confusion fréquente à éviter : l'ACRE ne concerne pas l'embauche d'un salarié

De nombreux créateurs d'entreprise pensent, à tort, que l'aide à la création ou à la reprise d'une entreprise (ACRE), qui allège leurs propres cotisations sociales de travailleur indépendant, s'applique également lorsqu'ils embauchent un salarié. Ce n'est pas le cas : l'ACRE est un dispositif personnel au créateur ou repreneur, sans aucun effet sur le coût d'emploi d'un salarié. Il ne faut donc jamais l'intégrer dans le calcul du coût prévisionnel d'une première embauche.

Où vérifier l'actualité des dispositifs

Compte tenu de la fréquence des réformes touchant ces dispositifs, la vérification directe auprès de l'Urssaf (pour la réduction générale et les simulateurs de coût), du site travail-emploi.gouv.fr (pour les aides à l'alternance et les dispositifs ciblés), et de sa direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (Dreets) reste le réflexe le plus sûr avant toute embauche, plutôt que de se fier à une information trouvée en ligne sans date de mise à jour visible.

11. Foire aux questions

Puis-je embaucher sans connaître ma convention collective ?

Il est fortement déconseillé de le faire : la convention collective s'applique de plein droit dès lors que l'activité entre dans son champ, que l'employeur en ait connaissance ou non. Ne pas l'identifier expose à appliquer un salaire minimum inférieur au minimum conventionnel, une période d'essai trop longue, ou à omettre une prime obligatoire, avec un risque de rappel de salaire ou de contentieux prud'homal plus tard.

Un contrat de travail doit-il obligatoirement être écrit ?

Pour un CDI à temps plein, la loi n'impose pas de forme écrite en tant que telle, mais un document reprenant les informations essentielles de la relation de travail doit désormais être remis dans les sept jours suivant l'embauche, et de nombreuses conventions collectives imposent elles-mêmes un contrat écrit. Pour un CDD ou un contrat à temps partiel, l'écrit est en revanche obligatoire, sous peine de requalification.

Puis-je prolonger la période d'essai au-delà de la durée maximale légale ?

Non, sauf par le jeu d'un renouvellement valable (prévu par un accord de branche étendu conclu après juin 2008 et par une clause explicite du contrat), qui permet d'atteindre au maximum le double de la durée initiale. Au-delà de cette durée totale maximale, la période d'essai ne peut plus être prolongée, quelle que soit la volonté commune des parties.

Que se passe-t-il si j'oublie de faire la DPAE avant l'embauche ?

L'absence de DPAE constitue un délit de travail dissimulé, passible de sanctions pénales lourdes pour l'employeur, ainsi que de la perte des exonérations de cotisations sociales appliquées sur la période concernée et du remboursement des aides éventuellement perçues. Une régularisation tardive n'efface pas l'infraction déjà constituée si un contrôle intervient avant.

Le registre unique du personnel et l'affichage obligatoire s'appliquent-ils dès le premier salarié, même à temps très partiel ?

Oui. Ces obligations ne dépendent d'aucun seuil d'effectif ni d'aucune durée minimale de travail : elles s'imposent dès l'embauche du tout premier salarié, quelle que soit la quotité de travail prévue à son contrat.

Comment estimer rapidement le coût réel d'un salaire brut de 2 000 euros par exemple ?

Il n'existe pas de coefficient unique valable pour toutes les situations, tant le taux de charges patronales varie selon le niveau de salaire (du fait de la réduction générale des cotisations), le secteur et la localisation. La méthode la plus fiable consiste à utiliser un simulateur de coût d'embauche officiel en renseignant le salaire brut envisagé, le secteur et la convention collective applicable, plutôt que d'appliquer un pourcentage forfaitaire approximatif.

Puis-je bénéficier d'une aide spécifique pour ma toute première embauche ?

Il n'existe pas, à ce jour, de dispositif national générique récompensant uniquement le fait d'embaucher un premier salarié. Les aides existantes sont ciblées sur certains types de contrats (apprentissage, professionnalisation), certaines zones géographiques, ou reposent sur la réduction générale des cotisations patronales applicable à tous, quel que soit le rang de l'embauche dans l'entreprise.